Ghiduri · Accesibilitate web în instituțiile publice · publicat 05.09.2026
Documentele scanate, cea mai mare barieră de pe site
O hotărâre scanată și pusă ca imagine nu poate fi citită de un nevăzător, nu poate fi căutată și nu poate fi copiată. Este cea mai răspândită problemă din administrația locală și, spre deosebire de altele, se repară fără să schimbați site-ul.
Dacă ar fi să reparați un singur lucru pe site-ul instituției, acesta ar fi. Nu pentru că este cel mai grav din punct de vedere legal, ci pentru că este cel mai frecvent, afectează cei mai mulți oameni, și costă cel mai puțin.
Ce este, de fapt, un PDF scanat
Este o fotografie. Atât. Când scanați o hotărâre semnată și încărcați rezultatul, calculatorul nu are în el niciun cuvânt, ci doar puncte colorate care arată ca niște cuvinte pentru un om cu vedere bună.
Consecințele sunt patru, și doar prima este cea la care se gândește lumea:
- Un cititor de ecran nu găsește nimic. Persoana nevăzătoare aude tăcere, sau „document gol". Nu i se poate citi nici măcar titlul.
- Căutarea nu funcționează. Nici a dumneavoastră, în arhivă. Un funcționar care caută hotărârea despre taxa de salubrizare din 2023 o caută cu ochii, prin cincizeci de fișiere.
- Nu se poate copia. Un cetățean care vrea să citeze un articol trebuie să îl retasteze.
- Google nu o indexează. Actele instituției nu apar în căutări, deci oamenii sună la primărie ca să întrebe lucruri care sunt deja publicate.
De ce se întâmplă, și de ce pare corect
Pentru că documentul oficial este cel semnat, iar semnat este pe hârtie. Scanarea pare gestul onest: publicăm exact ce s-a semnat, cu semnătura la vedere, ca să se vadă că este adevărat.
⛔ Numai că Anexa 1 a OUG 57/2019 cere exact contrariul: documentele din Monitorul Oficial Local se publică în format PDF editabil, ca să își păstreze forma și să poată fi tipărite, și fără semnături olografe, cu respectarea regulilor de protecție a datelor personale.
Deci scanul semnat greșește de două ori deodată: nu este editabil, și expune o semnătură care nu avea ce căuta acolo. ⭐ Vestea bună este că cele două probleme se rezolvă cu aceeași schimbare, iar schimbarea nu este tehnică, ci de obicei de lucru.
Testul, care durează cinci secunde
Deschideți orice document publicat pe site. Încercați să selectați un cuvânt cu mouse-ul, sau apăsați Ctrl+F și căutați un cuvânt pe care îl vedeți cu ochii pe pagină.
Dacă nu puteți selecta nimic și căutarea nu găsește nimic, este o fotografie. Faceți testul pe zece documente la întâmplare din ultimul an. Proporția care pică vă spune cât de mare este problema.
Reparația, în ordinea corectă
1. Pentru documentele de acum înainte: nu mai scanați
Actul a fost scris în Word. Din Word se exportă direct în PDF, cu Salvare ca sau Export, și rezultatul are text real în el, fără niciun program în plus și fără niciun cost. Este un singur pas schimbat în obiceiul de lucru al persoanei care publică.
⭐ Aceasta este toată reparația pentru 95% din problemă, și nu costă nimic.
2. Pentru arhiva deja publicată: OCR
Documentele vechi există doar ca imagine. Se trec printr-un program de recunoaștere optică a caracterelor, care adaugă un strat de text peste imagine: arată la fel, dar acum se poate căuta și citi. Există soluții gratuite și există furnizori care fac asta la volum.
⛔ OCR-ul nu este perfect, mai ales pe scanuri strâmbe sau palide. Pentru actele importante merită verificat rezultatul. Pentru restul arhivei, un text imperfect care se poate căuta este incomparabil mai bun decât o imagine în care nu se poate căuta nimic.
3. Ordinea în care le faceți
Începeți cu ce se publică de mâine, nu cu arhiva. Dacă atacați arhiva întâi, continuați să adăugați fotografii noi peste ea în tot acest timp. Opriți întâi robinetul.
„Dar cum se vede că e semnat?"
Este întrebarea corectă și are un răspuns curat. Documentul oficial, semnat, rămâne la dosar și la registratură, așa cum a fost întotdeauna. Ce se publică pe site este versiunea pentru cetățean, iar Anexa 1 spune limpede că aceea nu poartă semnătură olografă.
Dacă instituția vrea totuși o dovadă digitală de autenticitate pentru documentul publicat, aceea nu este poza unei semnături, ci o semnătură electronică calificată, care se verifică automat și nu se poate copia dintr-o imagine, așa cum se poate copia o semnătură scanată.
Ce ne interesează pe noi din asta
Sincer: cel mai puțin. Punctul 1 de mai sus se face fără noi și rezolvă aproape tot. Vă spunem asta pentru că preferăm să nu vindem un site nou unei instituții a cărei problemă reală este un pas din Word.
Restul verificărilor sunt în cele nouă teste pe care le puteți face singur, iar obligațiile de publicare sunt în articolul despre Monitorul Oficial Local.
Verificarea gratuită
Dacă vreți, luăm noi un eșantion din documentele publicate pe site-ul dumneavoastră, măsurăm câte sunt fotografii și câte au text real, și vă trimitem cifra în scris. Fără nicio obligație. Cereți verificarea gratuită.
Cerințele privind formatul documentelor citate mai sus au fost verificate la 5 septembrie 2026 în Anexa 1 a OUG 57/2019. Dacă găsiți o diferență față de forma în vigoare la data la care citiți, scrieți-ne și corectăm articolul.
Cereți verificarea gratuită Vedeți prețurile