Ghiduri · Programe și documente de birou · publicat 09.11.2026
Arhivă electronică și registratură digitală la primărie: ce cere legea și cât costă
Ce înseamnă arhivă electronică și registratură digitală într-o primărie, ce trebuie verificat înainte de a cumpăra și cât costă poziția noastră din catalogul SEAP, DVL-DOC-01.
Răspunsul scurt: o registratură digitală ține evidența documentelor intrate și ieșite, cu număr de înregistrare, termen de soluționare și responsabil, iar arhiva electronică le face căutabile după conținut. Păstrarea documentelor, adică ce se păstrează și cât timp, o stabilesc nomenclatorul arhivistic al instituției și termenele de păstrare aprobate; un sistem electronic nu schimbă aceste termene. Poziția noastră DVL-DOC-01, registratură digitală, arhivare electronică și gestiune de documente, costă 11.900 lei fără TVA în catalogul SEAP.
Ce face concret un sistem de registratură digitală
- numerotează intrările și ieșirile și păstrează istoricul fiecărui document;
- calculează termenul de soluționare și îl arată celui care răspunde;
- preia documente scanate sau PDF și extrage textul, ca documentul să poată fi găsit după conținut, nu doar după număr și an;
- marchează documentele care nu au putut fi citite cu încredere, în loc să le completeze prin presupunere, și le trimite la verificare umană.
Ce spune legea, și ce nu spunem noi
Nu interpretăm legislația arhivistică. Termenele de păstrare și nomenclatorul sunt ale instituției dumneavoastră, aprobate potrivit regulilor Arhivelor Naționale, și le stabiliți cu arhivarul și cu juristul instituției. Ce putem spune verificabil este că documentele publicate pe site trebuie să fie utilizabile: un PDF obținut dintr-un scan fără strat de text nu poate fi căutat și nu poate fi citit de un cititor de ecran, problemă pe care am descris-o în articolul despre documentele scanate. Pentru informațiile publicate din oficiu, vedeți ce se publică din oficiu potrivit Legii 544/2001.
Date personale în registratură
O registratură conține date personale. Furnizorul care o operează este persoană împuternicită de operator, iar relația se reglementează printr-un contract potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679. Oferta noastră standard de acord de prelucrare este pe pagina de prelucrare a datelor.
Cât costă
Poziția DVL-DOC-01 din catalogul electronic SEAP: 11.900 lei fără TVA, serviciu prestat integral la distanță, cu instruirea inclusă livrată asincron. Include recunoașterea optică a textului în limba română cu diacritice, definirea împreună cu dumneavoastră a câmpurilor de extras, validarea rezultatelor și un raport de excepții. Descrierea completă este pe pagina serviciului, iar pașii de cumpărare în articolul despre cumpărarea din catalog.
Întrebări de pus înainte de a cumpăra
- Sistemul vă cere să renunțați la aplicația de registratură pe care o aveți? La noi nu: lucrăm în jurul ei, la partea dinspre cetățean.
- Unde sunt stocate documentele și cine are acces la ele?
- În ce format primiți datele înapoi, dacă schimbați furnizorul?
- Ce se întâmplă cu documentele pe care sistemul nu le poate citi?
Nu promitem economii de timp sau de bani: ele depind de instituție și se măsoară după punerea în funcțiune, nu înainte.
Întrebări frecvente
Cât costă o registratură digitală și arhivă electronică?
Trebuie să renunț la aplicația de registratură pe care o am?
Cine stabilește termenele de păstrare a documentelor?
Ce se întâmplă cu documentele pe care sistemul nu le poate citi?
Cereți verificarea gratuită Vedeți prețurile
Nu sunteți încă hotărât?
Abonați-vă gratuit la „AI la birou”: cel mult două e-mailuri pe lună, fiecare cu o sarcină reală pe care un sistem AI o poate prelua, unde se oprește și o alertă scurtă de securitate. Vă înscrieți doar dacă bifați acordul și confirmați din e-mailul pe care vi-l trimitem.
Datele: păstrăm adresa, data și ora cererii și a confirmării, ca dovadă a acordului, până vă dezabonați. Detalii în politica de prelucrare a datelor.