Ghiduri · Școli, licee și grădinițe · publicat 05.09.2026
Datele școlii, când schimbați furnizorul
Regulamentul vă garantează că primiți datele înapoi sau că sunt șterse. Nu spune nimic despre formatul în care le primiți, și acolo se pierde totul. Ce trebuie să scrie în contract și ce cereți astăzi, nu în ziua plecării.
Într-o platformă de catalog electronic sunt notele, absențele, datele elevilor și contactele părinților. Sunt cele mai sensibile date pe care le ține o școală. Întrebarea „ce se întâmplă cu ele dacă schimb furnizorul" se pune de obicei în ziua în care este deja prea târziu.
Cine este cine, pentru că de aici pornește tot
În limbajul Regulamentului (UE) 2016/679, școala este OPERATOR și furnizorul platformei este persoană împuternicită de operator. Nu este o formalitate: înseamnă că datele sunt ale școlii, iar furnizorul le prelucrează în numele ei și după instrucțiunile ei.
Consecința practică, pe care mulți directori nu o știu: nu cereți o favoare când cereți datele înapoi. Cereți ce este deja al instituției.
Ce vă garantează Regulamentul, exact
Articolul 28 cere ca relația să fie reglementată printr-un contract scris cu un conținut minim stabilit de lege. Dacă nu aveți un asemenea contract cu furnizorul platformei, aceea este prima problemă, înaintea oricărei discuții despre migrare.
Articolul 28 alineatul (3) litera (g) spune că, la încetarea serviciilor, persoana împuternicită șterge sau returnează toate datele cu caracter personal, la alegerea operatorului, și șterge copiile existente, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor.
⭐ Rețineți partea aceasta: alegerea este a dumneavoastră, nu a furnizorului. Iar ghidul Comitetului European pentru Protecția Datelor adaugă că ștergerea trebuie confirmată, într-un termen și într-un mod convenite dinainte.
⛔ Și acum ce NU vă garantează, unde se pierde totul
Regulamentul nu spune nimic despre FORMAT.
„Returnate" poate să însemne un fișier pe care îl deschideți și îl folosiți, sau o descărcare brută din baza de date, cu tabele legate prin numere, pe care nimeni din școală nu o poate citi și pe care furnizorul următor nu o poate importa. Amândouă respectă litera (g). Doar una vă folosește.
Și încă două lucruri care nu intră automat:
- Ce nu este dată personală. Configurările, structura claselor, șabloanele de rapoarte, istoricul de utilizare. Nu sunt date cu caracter personal, deci articolul 28 nu le acoperă. Dacă vă trebuie, trebuie scrise în contract separat.
- Termenul. Regulamentul nu îl fixează. Fără un termen în contract, „vă trimitem" poate însemna trei luni, exact în perioada în care aveți nevoie de ele.
Ce trebuie să scrie în contract
Patru propoziții, și pot fi adăugate și la un contract existent, prin act adițional:
- Formatul. Numit concret: CSV sau XLSX pentru fiecare categorie, cu antete în limba română și cu explicarea coloanelor. ⛔ Nu „format standard", care nu înseamnă nimic.
- Termenul. Câte zile de la cerere. Zece sau cincisprezece zile lucrătoare sunt rezonabile.
- Ce anume cuprinde. Enumerat: cataloage, note, absențe, elevi, părinți, orar, documente încărcate. Ce nu este pe listă, nu vine.
- Confirmarea ștergerii. În scris, cu dată, inclusiv pentru copiile de siguranță.
Testul care se face astăzi, nu în ziua plecării
Scrieți furnizorului actual un e-mail scurt: cereți un export de probă, acum, cât relația este bună și nimeni nu este supărat.
Deschideți ce primiți și puneți-vă trei întrebări: îl pot citi fără ajutorul lor? conține tot ce credeam? l-ar putea prelua altcineva?
⭐ Dacă răspunsul la oricare este „nu", ați aflat asta într-o zi obișnuită, cu timp să reparați contractul. Dacă aflați în ziua în care plecați, nu mai aveți nici timpul, nici bunăvoința.
⛔ Un furnizor bun răspunde la asta fără să se simtă atacat. Reacția la această cerere vă spune singură cu cine lucrați.
De ce vă scriem noi despre asta
Nu vindem platforme de management școlar și nu avem ce câștiga din ce alegeți. Scriem despre asta pentru că este întrebarea pe care am pus-o și noi în articolul despre prețuri și am considerat că merită un răspuns întreg, nu o linie într-o listă.
⚠️ Și o precizare necesară: acesta nu este consiliere juridică. Este descrierea a ceea ce scrie în Regulament și a întrebărilor de pus. Pentru o clauză concretă într-un contract concret, întrebați un jurist sau responsabilul cu protecția datelor al instituției.
Referințele la Regulamentul (UE) 2016/679, articolul 28 și alineatul (3) litera (g), au fost verificate la 5 septembrie 2026, împreună cu ghidul Comitetului European pentru Protecția Datelor privind confirmarea ștergerii. Dacă găsiți o diferență față de forma în vigoare la data la care citiți, scrieți-ne și corectăm articolul.
Cereți verificarea gratuită Vedeți prețurile