Ghiduri · Control intern managerial · publicat 04.11.2026
Procedura documentată: ce trebuie să conțină, după Ordinul SGG 600/2018
Anexa nr. 2 la Codul controlului intern managerial enumeră 12 componente minimale ale oricărei proceduri de sistem sau operaționale. Lista lor, cine semnează ce, ce înseamnă separarea funcțiilor într-o instituție mică și ce verificați înainte să trimiteți procedura la aprobare.
„Avem nevoie de proceduri” este de multe ori primul lucru spus despre controlul intern managerial. Înainte de a scrie una, merită știut că structura ei nu se inventează: este dată de ordin, în anexa nr. 2. Mai jos este lista, cu ce intră în fiecare componentă și cu articolele din care vin regulile.
Ce spune ordinul, cu articolele
- Art. 6 alin. (1): conducerea asigură elaborarea procedurilor documentate, de sistem și operaționale, pentru procesele și activitățile entității, și aducerea lor la cunoștința personalului.
- Art. 6 alin. (3): secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare verifică respectarea structurii minimale.
- Art. 6 alin. (4): „Procedurile documentate se semnează la întocmire de către responsabili de activitățile procedurale, la verificare de către conducătorul compartimentului, la avizare de către președintele Comisiei de monitorizare și se aprobă de către conducătorul entității publice”, sau după procedura proprie a entității.
- Standardul 9, cerința 9.2.2: procedurile trebuie să fie scrise, să acopere procesele și activitățile importante, să separe inițierea, verificarea, avizarea și aprobarea, să fie simple, complete, actualizate și aduse la cunoștința personalului.
Textul ordinului se găsește pe legislatie.just.ro, căutând „Ordinul nr. 600/2018” al Secretariatului General al Guvernului (Monitorul Oficial nr. 387 din 7 mai 2018). Verificați forma consolidată, pentru că ordinul a fost modificat după publicare.
Cele 12 componente minimale (anexa nr. 2)
| Nr. | Componenta | Ce conține, pe scurt |
|---|---|---|
| 1 | Pagina de gardă | Denumirea entității, „Aprob”, denumirea și codul procedurii (PS/PO), ediția și revizia, data aprobării, „Avizat”, „Verificat”, „Elaborat”, paginarea. |
| 2 | Cuprins | Lista tuturor componentelor. |
| 3 | Scop | La ce folosește procedura și ce etape descrie. |
| 4 | Domeniu de aplicare | Activitatea delimitată explicit și compartimentele care aplică procedura. |
| 5 | Documente de referință | Reglementări internaționale, legislație primară și secundară, reglementări interne. |
| 6 | Definiții și abrevieri | Termenii frecvenți și prescurtările. |
| 7 | Descrierea activității sau procesului | Pașii în ordine logică, cine face ce, cu ce resurse, în ce termen. Ordinul o numește „esența procedurii”. |
| 8 | Responsabilități | Acțiunile, pe compartimente și persoane, în ordinea în care intervin. |
| 9 | Formular de evidență a modificărilor | Ediția, revizia, pagina modificată, descrierea modificării, avizul conducătorului compartimentului. |
| 10 | Formular de analiză a procedurii | Punctul de vedere al compartimentelor implicate, favorabil sau cu observații, înainte de intrarea în vigoare. |
| 11 | Formular de distribuire/difuzare | Cine a primit procedura, data primirii, data retragerii versiunii vechi, data intrării în vigoare. |
| 12 | Anexe, inclusiv diagrama de proces | Diagrame, formulare, tabele. Pentru subordonatele entităților publice locale și primăriile de comune, diagrama de proces este opțională. |
Trei precizări din anexă care se uită des
- Un singur model în instituție. Precizarea 2 din anexa nr. 2 spune că modelul procedurii se definește într-o procedură de sistem privind elaborarea procedurilor, iar la nivelul entității este obligatorie folosirea aceluiași model.
- Versiunea veche se retrage. La difuzarea unei ediții sau revizii noi, procedura înlocuită se retrage obligatoriu. Două versiuni în circulație sunt o problemă mai mare decât o procedură veche.
- Evidența tuturor procedurilor se ține la secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare. Avizarea, aprobarea și distribuirea se pot face și prin sisteme informatice, dacă personalul este informat despre asta.
Separarea funcțiilor într-o instituție mică
Cerința 9.2.4 cere ca inițierea, realizarea, verificarea, avizarea și aprobarea să fie încredințate unor persoane diferite. Cerința 9.2.5 recunoaște că, într-o instituție cu puțini angajați, acest lucru nu este întotdeauna posibil: conducătorul trebuie să fie conștient de riscurile care apar și să le compenseze prin măsuri de control suplimentare pe fluxul activității. Măsurile alese merită trecute și în registrul de riscuri, despre care am scris în registrul de riscuri, coloană cu coloană.
Lista de verificare înainte de aprobare
- ☐ Toate cele 12 componente sunt prezente, chiar dacă unele sunt scurte.
- ☐ Codul PS a fost alocat de secretariatul tehnic; codul PO, la nivelul compartimentului.
- ☐ „Descrierea activității” spune cine, ce, când și cu ce document, nu doar ce prevede legea.
- ☐ Documentele de referință sunt în vigoare și citate cu număr și an.
- ☐ Compartimentele implicate și-au dat punctul de vedere în formularul de analiză.
- ☐ Elaborat, verificat, avizat și aprobat sunt semnate de persoane diferite, sau compensarea este descrisă.
- ☐ Formularul de distribuire are și data retragerii versiunii vechi.
- ☐ Procedura urmează modelul unic al instituției.
De unde începeți
Procedurile se scriu pentru activități reale, deci întâi vine inventarul activităților. Ordinea documentelor este descrisă în control intern managerial: cum aflați ce aveți deja. Dacă vreți lucrarea făcută, o găsiți la control intern managerial pentru primării, spitale și instituții mari și la control intern managerial pentru școli și licee.
⚠️ Ce nu vă putem spune noi
Nu dăm consultanță juridică și nu declarăm o procedură „conformă”. Putem verifica dacă cele 12 componente există și sunt completate; conformitatea și aprobarea sunt ale Comisiei de monitorizare și ale conducerii. Pentru interpretarea ordinului, consultați juristul instituției.
Surse: Ordinul SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, Monitorul Oficial nr. 387 din 7 mai 2018, art. 6, Standardul 9 și anexa nr. 2 la Cod (legislatie.just.ro; copia publică consultată: spit-ct.ro). Consultate la 04.11.2026. Dacă găsiți o diferență față de forma în vigoare, scrieți-ne și corectăm articolul.
Întrebări frecvente
Ce trebuie să conțină o procedură documentată?
Cine semnează o procedură de control intern managerial?
Care este diferența dintre o procedură de sistem și una operațională?
Este obligatorie diagrama de proces?
Ce faceți dacă instituția are prea puțini angajați pentru separarea funcțiilor?
Cereți verificarea gratuită Vedeți prețurile
Nu sunteți încă hotărât?
Abonați-vă gratuit la „AI la birou”: cel mult două e-mailuri pe lună, fiecare cu o sarcină reală pe care un sistem AI o poate prelua, unde se oprește și o alertă scurtă de securitate. Vă înscrieți doar dacă bifați acordul și confirmați din e-mailul pe care vi-l trimitem.
Datele: păstrăm adresa, data și ora cererii și a confirmării, ca dovadă a acordului, până vă dezabonați. Detalii în politica de prelucrare a datelor.